Deze inventarisatie gaf inzicht in:
- Welke zorgplannen en zorgdossiers in gebruik zijn
- Of de dossiers wel of niet geautomatiseerd zijn
- Waar overlappen en verschillen zitten tussen de instellingen.
- Welke plannen er met de zorgplannen en zorgdossiers zijn voor de nabije toekomst.
De zorgdossiers binnen het UKON ontstonden na 1994. Zij vertonen grote overeenkomsten:
- Alle zorgdossiers hebben een multidisciplinair karakter.
- De medische dossiers bevatten vrijwel dezelfde formulieren.
- De inhoud van de informatie komt overeen. De manier waarop de informatie wordt vastgelegd verschilt. Wel hebben organisaties dezelfde voorkeur in de informatie die ze niet op willen nemen.
- De instellingen gebruiken vergelijkbare lijsten om verslag te doen van overleg, metingen en gemaakte afspraken.
- In de meeste zorgdossiers is er voor bepaalde onderwerpen geen duidelijke vaste plek en structuur om notities te maken. Dit is bijvoorbeeld het geval bij de preventie van doorligplekken, bij richtlijnen met betrekking tot vocht- en voeding en bij inzet van mantelzorgers. Meestal noteren hulpverleners hierover alleen eventuele bijzonderheden. Wel voldoen instellingen in alle dossiers aan de verplichte registratie van de inzet van middelen en maatregelen.
Bij specialisten ouderengeneeskunde blijft een apart medisch dossier populair. Dit is het geval in tweederde van de instellingen. De artsen doen in het algemene zorgdossier kort verslag van de voortgang in het medisch handelen en vermelden de medische prognoses ook in hun eigen dossier. Bij de instellingen die met één gezamenlijk zorgdossier werken zonder gescheiden werkdossiers komen doublures minder voor.
De helft van de instellingen behandelt de zorgvisie van de organisatie in de handleiding bij het zorgdossier. De zorgvisie heeft weinig invloed op de inhoud van het zorgdossier.
Het is van belang dat instellingen bepaalde gegevens meer uniform registreren. Dit is nodig om de zorgdossiers binnen het UKON in de toekomst als input voor verpleeghuisgeneeskundig onderzoek te kunnen gebruiken. Hierbij gaat het vooral om:
- registratie van de zorgvraag en zorgbehoefte
- het vastleggen van ondernomen activiteiten
- koppeling van de informatie aan persoonskenmerken zoals leeftijd en geslacht
De opzet van een uniforme registratie met behoud van ieders identiteit lijkt mogelijk voor de betrokken instellingen dankzij de overeenkomsten in de huidige zorgplannen en de gegevens die instellingen registreren. Het is een belangrijk punt om bij stil te staan en om er een gezamenlijke intentieverklaring over af te leggen. Daarna kan een discussie starten over de wijze waarop de registratie plaats gaat vinden.